Szybki i wygodny dostęp do treści dokumentów
Dotychczasowi użytkownicy wiedzą, jak zarządzać plikami i dokumentami w systemie obiegu dokumentów eDokumenty. Co jakiś czas wprowadzamy dla Was ułatwienia, które sprawiają, że jeszcze szybciej docieracie do treści plików i opisujecie dokumenty.
Już w poprzedniej wersji wprowadziliśmy podgląd treści dokumentu typu Pismo i Faktura. Później funkcję tę dodaliśmy m.in. dla Umowy. W wersji 5.0 pojawiły kolejne usprawnienia. Podsumujmy je.
Najistotniejsze informacje z dokumentów zgromadzone w dedykowanych formularzach niewątpliwie ułatwiają i przyspieszają dostęp do kluczowych danych związanych z dokumentem. Czasem jednak sama garść takich informacji nie wystarczy, dlatego do formularza dołączamy skany dokumentów, które możemy pobrać lub przeczytać w systemie. Ale jak najwygodniej przeglądać i przeszukiwać takie dokumenty?
W wersji 5.0 wprowadziliśmy nową wyszukiwarkę. Korzystając z niej nie tylko odnajdziesz dane, które zostały uzupełnione w formularzach, ale również dotrzesz do dokumentów wpisując kluczowe frazy z zaindeksowanych plików załączników.
Zaawansowana wyszukiwarka
Umożliwiliśmy błyskawiczne kopiowanie plików do systemu. Wystarczy, że złapiesz plik na liście w systemie operacyjnym i przeniesiesz go na listę dokumentów w eDokumentach. Plik możesz przenieść na listę w module Dokumenty, a także bezpośrednio do kartoteki klienta lub sprawy.
Szybkie tworzenie dokumentu metodą drag and drop
Dodatkowo – wykorzystując metodę „przeciągnij i upuść” możesz z łatwością przesłać link do dokumentu na komunikatorze lub umieścić odnośnik w komentarzu.
Szybkie tworzenie odsyłacza metodą drag and drop
Podgląd pliku tekstowego lub *.pdf, dodanego np. na etapie rejestracji rozpoczynającym proces workflow, po otwarciu dokumentu jest widoczny podobnie, jak podczas otwierania pliku w systemie operacyjnym. Nie potrzebujesz dwóch ekranów, ani papierowej wersji dokumentu. Kliknij przycisk i wyświetl zarejestrowany skan po lewej stronie. Treść z możliwością zaznaczenia możesz skopiować do formularza.
Opcję podglądu wzbogaciliśmy bowiem o wysuwany panel, dzięki któremu łatwo sczytasz informacje i uzupełnisz dane w zakładkach elektronicznego dokumentu. Taką funkcję docenią osoby uzupełniające dane dotyczące faktury i innych dokumentów finansowych.
Dokument typu faktura z widocznym podglądem
Nie zapominajmy o tym, że korzystając z mechanizmu wyszukiwania, możemy również dotrzeć do treści wiadomości e-mail i załączników do nich, które zostały zarchiwizowane w systemie.
Śledźcie nasz profil na twitterze, aby być na bieżąco z kolejnymi funkcjami usprawniającymi elektroniczne zarządzanie dokumentami (EZD).
