Pełna kontrola nad obiegiem dokumentów w firmie
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to już nie jest przyszłość, ale teraźniejszość. Dziś przedsiębiorstwa chętnie przenoszą wszystkie ważne dokumenty i wrażliwe dane do chmury, aby zawsze mieć do nich dostęp i poprawić efektywność całej firmy. Usystematyzowane procedury obiegu dokumentów to szansa na rozwój, ale też pewność, że biznes działa zgodnie z prawem oraz wytyczonymi celami biznesowymi.
Każdego dnia w firmie tworzone, przesyłane czy odbierane są kolejne faktury, ważne dokumenty, projekty, notatki itd. Kontrolowanie wszystkich tych dokumentów w formie papierowej jest z góry skazane na porażkę, a co za tym idzie na chaos, narażenie na kary, długie oczekiwanie na akceptację czy niedotrzymanie ustalonych terminów. Koniec z tym! Postawienie na elektroniczny obieg dokumentów w firmie pozwoli ustrzec się przed tymi wszystkimi zagrożeniami. Najlepiej od razu sprawdzić, jak wiele korzyści można dzięki temu zyskać, a następnie warto wybrać naszą elastyczną ofertę.
Elektroniczny obieg dokumentów firmie – zalety
Oszczędność czasu i pieniędzy
Pierwszą korzyścią, jaka przychodzi na myśl, jest na pewno oszczędność czasu. Uprawnione osoby mają dostęp do faktur, już nie trzeba ich ręcznie wprowadzać osobno do programów księgowych, a sam obieg dokumentów księgowych odbywa się znacznie szybciej i sprawniej. Koniec z chaosem, gubieniem dokumentów, korektami czy brakiem organizacji. W wielu przypadkach będzie można też ograniczyć liczbę zatrudnionych osób, co zapewni również oszczędność finansową.
Automatyzacja procesów w firmie
Koniec z powtarzaniem tych samych czynności, jeśli nie jest to konieczne. Dzięki temu, że firma zdecyduje się zainwestować w system do zarządzania dokumentami, znacznie szybciej zostaną rozliczone faktury. Będzie można kontrolować ich status oraz w razie potrzeby zyskać pewność, kto jest odpowiedzialny za jakieś uchybienia. W dodatku w ten sposób pracownicy oszczędzają czas i mogą w tym czasie zająć się innymi obowiązkami.
Odpowiednie rozwiązanie do pracy zdalnej
Jeśli pracownicy pracują zdalnie – tymczasowo lub też na stałe, to koniecznie powinno się wdrożyć procedury obiegu dokumentów przez Internet. Umieszczenie całej dokumentacji w chmurze sprawi, że nie potrzebne będzie przychodzenie do siedziby firmy, by rozliczyć podatki, wystawić zaświadczenie czy zapoznać się z briefem od klienta. Współpraca zdalna jeszcze nigdy nie była tak łatwa, jak ma to miejsce obecnie, dlatego warto zwrócić uwagę na korzyści, które gwarantuje.
Lepszy przepływ informacji
Kiedy wszystkie dokumenty – od umów, po faktury zakupu czy pisma urzędowe – znajdują się w jednym miejscu, tj. w chmurze, to poprawia się również przepływ informacji. Uprawione osoby mogą po prostu pobrać czy wydrukować dokument lub też przesłać je do zintegrowanego narzędzia i to jest właśnie elektroniczny obieg faktur
Warto spojrzeć również na to, że obieg dokumentów w firmie może dotyczyć również np. notatek z zebrań czy spotkań z klientami. Dzięki temu, że znajdują się one w jednym miejscu, każdy pracownik może z nich skorzystać. Zatem odejście z pracy ważnego pracownika, zgubienie kartki czy też jego urlop nie jest już żadnym zagrożeniem.
Znakomite wsparcie podczas obiegu dokumentów księgowych
Istnieją dwie grupy pracowników, którzy szczególnie doceniają elektroniczne zarządzanie dokumentów. Chodzi tutaj o dział kadr i płac oraz o księgowych. Dzięki temu, że obieg dokumentów księgowych jest prowadzony na bieżąco, tj. wszystkie faktury sprzedaży oraz kosztowe znajdują się w chmurze, księgowy może je kontrolować, a jego praca zajmuje mniej czasu. Zmniejsza się też ryzyko błędów, pominięcia jakiejś faktury, a tym samym nieodprowadzenia podatku.
Dlaczego warto wybrać system Ready_™ do elektronicznego obiegu dokumentów?
Teraz już dokładnie wiadomo, jak wiele korzyści może zyskać firma, gdy zdecyduje się zainwestować w profesjonalny system obiegu dokumentów w firmie. Zatem kluczowe w tym momencie stanie się przede wszystkim to, by wybrać taki system, który zapewnia odpowiednie dla przedsiębiorstwa oprogramowanie.
My ze swojej strony oczywiście polecamy postawić na Ready_™. Przedstawiamy dowody, dlaczego właśnie to rozwiązanie opłaca się najbardziej:
Łatwy dostęp i intuicyjna obsługa
Po pierwsze oferujemy niezwykle wygodny w obsłudze pulpit. Dzięki temu błyskawicznie można znaleźć dokładnie to, czego się w danej chwili potrzebuje i szybko załatwić wszystkie niezbędne sprawy. W dużej mierze można samemu zdecydować, jak ma wyglądać system zarządzania dokumentami. Ustawienia kolorów, zarządzanie powiadomieniami, dodawanie skrótów programów czy inne ważne dla biznesu elementy. Wszystko po to, by praca z naszym systemem była maksymalnie produktywna.
Pełna kontrola korespondencji
Bardzo przydatną funkcją, z której będzie można korzystać razem z pracownikami jest dziennik korespondencji. Dzięki temu dokładnie wiadomo, jak prezentuje się obieg dokumentów w firmie. Schemat, który możena stworzyć przy pomocy naszego oprogramowania, pozwoli zaoszczędzić sporo czasu podczas przyjmowania, rejestrowania czy nawet podpisywania dokumentów wychodzących oraz przychodzących. Nasz system obiegu dokumentów umożliwia też wydrukowanie dziennika, co przyspiesza tworzenie korespondencji.
Elastyczne finansowanie
Nasz elektroniczny system obiegu dokumentów jest maksymalnie elastyczny i dostosowany do wszystkich potrzeb. Co to oznacza? Otóż można zdecydować nie tylko, w czym ma pomóc danej firmie Ready_™, ale dzięki temu można określić też, ile chce się zapłacić. Warto sprawdzić naszą zakładkę cennik, aby przekonać się, jakie aplikacje i rozszerzenia oferujemy. Dzięki temu z góry można dowiedzieć się też, ile kosztują poszczególne elementy. To cena na każdego użytkownika, który będzie korzystał z systemu elektronicznego zarządzania dokumentami. W końcu wpływ na cenę, jaką się zapłaci, ma nie tylko liczba i rodzaje funkcjonalność, ale też właśnie liczba osób, które będą z nich korzystały.
Organizacja pracy całego zespołu
Trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że nasz system może pomóc również w skutecznej organizacji, jak widać, to nie tylko rozwiązanie do tego, by prawidłowo funkcjonował obieg dokumentów w firmie. Schemat, który jest tworzony podczas planowania zadań i tworzeniu projektu, będzie mógł być wykorzystywany przez wiele lat. Dzięki temu również zostanie zaoszczędzony czas oraz będą usprawnione procesy biznesowe w przedsiębiorstwie. Zarządzanie projektami przez członków zespołu będzie sprawniejsze, ponieważ będą dokładnie wiedzieli, co mają zrobić. Będzie też możliwość przydzielenia im odpowiednich uprawnień.
Wszystkie korzyści elektronicznego obiegu dokumentów w jednym systemie
Jeszcze więcej korzyści takich jak oszczędność czasu, kontrola nad każdym dokumentem firmowym oraz obniżenie kosztów. Wdrażanie swoich własnych procedur obiegu dokumentów, korzystając z takich funkcjonalności, jak przekazywanie dokumentów do większej liczby użytkowników, prowadzenie seryjnej korespondencji, obsługiwanie listów dystrybucyjnych, przeglądanie historii dokumentu, a także zarządzenie tym, kto ma mieć dostęp do konkretnych dokumentów. Trzeba przyznać, że takich korzyści nie zapewnia tradycyjny obieg dokumentów.
