3 żelazne reguły relacji z klientami
Czy wiesz, że w pełni zaangażowany klient przynosi wyższe przychody? Nie ma w tym niczego dziwnego – dobre relacje to klucz do sukcesu na wielu płaszczyznach. W jaki sposób je budować i podtrzymywać? Poznaj 3 żelazne reguły, dzięki którym nawiążesz długą i owocną współpracę.
Zaangażowanie i proaktywność to coś, co klienci lubią najbardziej. Nowe pomysły, wychodzenie z inicjatywą, sprawne i rzeczowe odpisywanie na e-maile. Bez wątpienia jest to niezwykle istotne zarówno podczas sprzedaży, jak i przy kontynuowaniu współpracy.
Problem zaczyna się wtedy, kiedy nie do końca wiemy jakich ustaleń mamy się trzymać, nie korzystamy z systemu do archiwizacji dokumentów i nie możemy odnaleźć się w wysłanych e-mailach. Możliwe, że klient niejednokrotnie wspominał, że aktualnie nie ma budżetu na dodatkowe działania, a my mimo tego proponujemy mu ciągle to samo? A może kolejny raz prosimy go o dosłanie zdjęć, ciągle zapominając, że przecież sesja zdjęciowa odbędzie się dopiero w przyszły wtorek?
Takiego rodzaju chaos może być odebrany jako brak profesjonalizmu. Uchroni Cię przed tym elektroniczny obieg dokumentów. System Ready ™ zapewnia porządek w archiwum i korespondencji e-mail.
→ W Ready_™ w kartotece klienta możesz trzymać wszystkie e-maile, oferty, zamówienia, faktury, umowy i terminy spotkań. System automatycznie gromadzi wszystkie tworzone i otrzymywane przez pracowników informacje, powiązane z klientem.
- Komunikacja to podstawa
Rozmowy z klientami to jedno, ale czy komunikacja w zespole jest na wystarczająco wysokim poziomie? Jeśli pracownicy nie potrafią się między sobą dogadać, może to wpłynąć na relacje z klientami. Jak zadbać o dobry przepływ informacji?
- Pamiętaj o tym, żeby przedstawić klientowi zespół lub osobę kontaktową. To ona zbiera wszystkie materiały i przekazuje je dalej.
- Osoba zarządzająca projektem powinna przypisać poszczególne zadania do każdego współpracownika. Opis i data wykonania to absolutne minimum.
- Cały zespół może spotykać się na cyklicznych telekonferencjach, żeby podsumować działania i rozwiązać ewentualne problemy.
- Zgromadzone materiały od klienta powinny być łatwo dostępne dla zespołu, najlepiej w cyfrowym archiwum dokumentów.
Organizacja pracy jest bardzo ważna, dlatego właśnie kluczową rolę odgrywają systemy workflow. Pozwalają uniknąć zamieszania i palących ASAPów, które szybko zmienią się w przekroczone deadline’y.
→ W systemie pracy grupowej Ready_™ stworzysz listę spraw i zadań, a cały zespół będzie otrzymywał powiadomienia o wprowadzonych zmianach i informacjach.
- Czas to pieniądz
Najlepiej wiedzą o tym właściciele firm. Do pracy, z pracy, rozmowy podczas śniadań i nadrabianie e-maili wieczorami, a do tego doszczętnie zapchane kalendarze. Niestety, prowadzenie własnej działalności nie zamyka się w pracy od 9 do 17. Z tego powodu tak ważne jest, żeby nie powodować niepotrzebnych opóźnień.
A jak to zrobić? Rozwiązaniem mogą być szablony, czyli fundament automatyzacji relacji z klientami. Twórz szablony ofert, zamówień, faktur, umów czy nawet e-maili. Zapisz najczęściej wysyłane wiadomości, np. z prośbą o wystawienie faktury. Uporządkuj je i korzystaj, a pozostały czas poświęć na rozwój lub pozyskiwanie nowych kontaktów i już więcej nie zwlekaj z odpowiedzią.
→ W Ready_™ możesz m.in. generować treści umów oraz innych dokumentów z szablonów. Ich przygotowanie trwa tylko kilka sekund!
- Po sprzedaży praca się nie kończy, a dopiero zaczyna
Umowa wreszcie podpisana? Sekundę po umieszczeniu jej w systemie obiegu dokumentów wraz z załącznikami, udostępnij je działowi odpowiedzialnemu za realizację. Niezwłocznie umów też spotkanie kick-offowe, żeby przekazać najświeższe ustalenia dotyczące obsługi posprzedażowej. Szczegóły realizacji postanowień umowy muszą być dostępne dla każdej upoważnionej osoby. Całe szczęście przepływ informacji od handlowca do działu realizacji możesz teraz uruchomić dosłownie kilkoma kliknięciami.
→ Przejrzysty kalendarz, w którym zanotujesz spotkania, przypomnienia i rzeczy do zrobienia pozwoli Ci z łatwością organizować dzień, udostępniać niezbędne informacje wybrany osobom i zespołom, a także błyskawicznie odpowiadać na pytania. Potrzebujesz czegoś więcej? Kanban, czy harmonogram gantt pozwoli na sprawne zarządzanie zadaniami bardziej złożonych projektów.
A jeśli jesteś zainteresowany ulepszeniem organizacji pracy w swojej firmie, sprawdź bezpłatną wersję próbną.
