Wzór dziennika korespondencji
Korespondencja może mieć różną postać – tradycyjnego listu, faksu lub e-maila. Niezależnie od tego, jaką drogą wpływa do naszej firmy lub z niej wychodzi, jest rejestrowana w dzienniku korespondencji.
System dziennikowy ma długoletnią historię i był znany już w początkach XIX wieku w kancelarii pruskiej i rosyjskiej. Współcześnie do rejestracji korespondencji wykorzystuje się nadal ten sam wzór. Funkcjonować może on w postaci papierowej jako książka lub elektronicznej: w arkuszu kalkulacyjnym albo w specjalizowanym systemie.
Rejestracja i skanowanie korespondencji „w excelu”
W najprostszej postaci dziennik można odwzorować w arkuszu Excel (pobierz przykładowy arkusz). Uzupełniane tam będą kluczowe dane o tym od kogo wpłynęła korespondencja, kiedy, czego dotyczyła i gdzie ją przekazano. Każdy wiersz nadaje kolejny numer dziennikowy. Tym numerem oznacza się wpływające pismo, fakturę lub dowolny inny dokument (najczęściej w obrębie pieczęci daty wpływu). W ostatniej kolumnie zaznaczamy gdzie/do kogo dokument został przekazany.
Organizacja skanowanych dokumentów na dysku
Po uzupełnieniu danych w arkuszu kalkulacyjnym dokument skanujemy i nadajemy mu nazwę odpowiadającą numerowi ewidencyjnemu przypisanemu podczas rejestracji. Numer można skopiować z arkusza; wklejając go do nazwy pliku system Windows usunie ukośniki.
Aby ułatwić znalezienie skanów dokumentów na podstawie wpisu dziennikowego, warto umieszczać je w folderach numerowanych wg roku. Dodatkowo w każdym takim folderze możemy utworzyć podfoldery z nazwami miesięcy.
- 2020
- 01 styczeń
- 02 luty
- 03 marzec
Organizacja dokumentów papierowych
W takim samym porządku możemy zachować pisma w wersjach papierowych w odpowiednim segregatorze, a do osób które powinny je otrzymać, przesyłać pocztą elektroniczną skany. Dzięki temu pisma już się nie zgubią. Segregatory należy oznaczyć numerami skrajnymi zawartych w nich dokumentów np. 2020/1 do 2020/430. Taki sposób prowadzenia archiwum papierowego to tzw. skład chronologiczny. Więcej o składzie chronologicznym.
Kiedy excel i dysk nie wystarczą
Prowadzenie ewidencji korespondencji w „excelu” może być kłopotliwe, kiedy rejestrujemy dużą liczbę dokumentów. W takiej sytuacji warto rozważyć wprowadzenie elektronicznego dziennika, który umożliwi znacznie wydajniejszą obsługę sekretariatu. Pozwoli zautomatyzować uzupełnianie danych kontrahentów (z GUS), automatycznie nada numery, przejmie pisma ze skrzynki pocztowej czy pomoże w samym procesie skanowania i oznaczania dokumentów (kodami kreskowymi).
Dowiedz się się więcej na temat automatyzacji rejestracji korespondencji tutaj: elektroniczny dziennik korespondencji.
Możesz również wypróbować gotowe rozwiązanie do uruchomienia w kilka minut:
