5 powodów dla których klient poczty email powinien być wbudowany w system klasy CRM, BPM, ECM
Obecnie na rynku dostępnych jest wiele dobrych systemów klasy CRM, BPM czy też generalnie ECM. Ich dojrzałość i funkcjonalność jest zróżnicowana i przy tak szerokim wachlarzu możliwości z pewnością każdy znajdzie coś dla siebie. Zwykle systemy klasy CRM, ECM czy BPM integrują się jedynie z klientami Outlook czy Gmail i posiadają mocno ograniczone i uproszczone funkcjonalności z zakresu wysyłki wiadomości czy zarządzania skrzynką. Część rozwiązań opiera się o mechanizmy identyfikowania poczty za pomocą modyfikowania tematu czy nagłówków. Inne zaś posiadają bardzo ubogą integrację z klientem IMAP.
Tymczasem to właśnie w pełni funkcjonalny klient pocztowy IMAP często okazuje się być kluczowym elementem i decydować o wrażeniach codziennej pracy z systemem.
Zobacz, dlaczego!
Integracja poczty email z systemami klasy CRM, ECM czy BPM w znaczny sposób usprawnia codzienną pracę całej organizacji i pozwala na osiągnięcie wielu praktycznych korzyści:
1. Wszystkie procesy w jednym systemie
Dzięki integracji możliwe jest uruchamianie procesów bezpośrednio w systemie, na którym pracujesz, na bazie otrzymanych maili. Oznacza to wygodną obsługę zgłoszeń helpdesku, zapytań ofertowych czy obiegu faktury z poziomu systemu, bez konieczności opuszczania go czy przełączania okien. Tworzenie szans sprzedaży, zadań czy kartotek lub poszczególnych kontaktów w jednym miejscu znacznie oszczędza czas i usprawnia pracę.
Pozwala to także na wdrożenie praktycznego systemu notyfikacji o przychodzących wiadomościach, dzięki któremu żaden ważny wątek nie pozostanie niezauważony.
2. Sprawna organizacja pracy zespołu
Zintegrowana poczta email pozwala na organizację pracy zespołu na podstawie zlecania zadań współpracownikom bezpośrednio z poziomu skrzynki mailowej. Bazując na otrzymanym mailu, można przypisać zadanie członkowi zespołu, powiązać je z korespondencją i monitorować postępy. Ty uzyskujesz przejrzysty wgląd w bieżącą sytuację, a cały zespół od razu wie, kto zajmuje się danym tematem i otrzymuje powiadomienia o postępach i przypomnienia o nadchodzących zadaniach. Możesz także ustawić przypomnienia o ich wykonaniu.
Zwiększa to współpracę i zrozumienie w zespole i eliminuje wąskie gardła, które blokują rozwój organizacji.
3. Segregacja i utrzymanie
Integracja poczty email z systemem pozwala także na wyjątkowo łatwą segregację maili – przede wszystkim do kartotek klienta i kartotek spraw – która odbywa się automatycznie i na bieżąco. Oznacza to, że wiadomości dotyczące np. leadów handlowych, mogą być później dostępne tak z poziomu spraw, jak i samego klienta. Dodatkowo, system samodzielnie wykryje wątek powiązany z wiadomością i umieści ją w konkretnej sprawie.
Brak segregacji informacji czy rozproszona struktura przechowywania danych prowadzi do braku integracji i opóźnia działania. Dzięki integracji można pozbyć się chaosu wynikającego z utrzymywaniem wielu niezorganizowanych folderów lub wątków maila.
4. Więcej informacji i więcej wiedzy
Dane to wiedza, a odpowiedni system umożliwia odczytywanie ze zgromadzonych danych bezcennej wiedzy, która stanowi ogromną wartość biznesową. Pozwala to np. na statystyczną analizę historii kontaktu, jego segmentację a następnie pogłębione badanie zaangażowania klienta z określonych segmentów w czasie. Dzięki temu można lepiej zrozumieć procesy i wykorzystać tą wiedzę w ich doskonaleniu czy np. personalizacji przyszłych komunikatów handlowych.
Cała historia kontaktu w jednym miejscu pozwala także na sprawne organizowanie zastępstwa pracowników podczas ich nieobecności i porządkuje procesy w firmie.
5. Praktyczna kompleksowość
Nowoczesne rozwiązania, posiadające zintegrowaną pocztę i kalendarz, dzięki swojej kompleksowości przyciągają do siebie użytkowników. Pozwala to pracownikom na działanie na jednym, współdzielonym środowisku, które staje się niejako ich wirtualnym biurem. Taka synergia oznacza ułatwienie realizacji wspólnych celów, łatwy dostęp do informacji o pracy innych osób i usprawnia codzienne zadania.
Taki poziom współpracy nie jest możliwy do osiągnięcia, kiedy zespół traci czas na czytanie i obsługę maili w zewnętrznym kliencie pocztowym i związane z tym ciągłe przełączanie się między środowiskami.
Właściwa aplikacja do organizacji pracy grupowej jest świetnym narzędziem do realizacji celów zespołu. Aby ułatwić tą pracę, należy zadbać o wyposażenie systemu w zintegrowanego klienta pocztowego na właściwym poziomie.
Zobacz, jak wygląda w pełni funkcjonalny klient poczty IMAP na przykładzie nowego systemu Ready_™ od firmy eDokumenty!
Skontaktuj się z nami, a pokażemy Ci, jak integracja poczty email z systemem może wpłynąć na Twoją codzienną pracę.
