Cyfryzacja Twojej firmy – czy to się uda?

Zaczęło się od notatnika, potem przyszedł czas na Excela i Outlooka. Z jednego prywatnego dysku zrobiła się chmura w Google Drive. Tylko to mi nie wystarczało. Dlaczego? Bo moja mała firma w branży reklamowej rosła, a wraz z tym wzrostem pojawiali się nowi współpracownicy, klienci i nowe potrzeby. Czas podjąć decyzję – chcę by firma była cyfrowa więc, jak większość właścicieli inwestuję w system ERP, CRM i DMS. Aby proces cyfryzacji był sprawny – wraz ze wspólniczkami uczestniczę w szkoleniach związanych z cyfrowym zarządzaniem. Ponieważ firma to My!

Jednak, mimo szkoleń, nadal drukujemy i skanujemy faktury, umowy. Wysyłamy zeskanowane dokumenty do klientów. Miało być szybko, a jest wolniej. Dlaczego? Jesteśmy tylko pozornie cyfrowe, a gdzieś w sercu nadal analogowe. Co poszło nie tak? Zacznijmy od podstaw.

 

Transformacja cyfrowa – a co to?

„Eureka! Chodzi o transformację cyfrową”. Z takim optymistycznym akcentem przywitała mnie jedna ze wspólniczek i kontynuowała: „Błędem jest nasze podejście do rozumienia transformacji cyfrowej, cyfryzacji i digitalizacji”. Dlatego, jak większość optymistycznie nastawionych do świata przedsiębiorców, wszystkie te pojęcia wrzuciłyśmy do jednego worka.

Tymczasem, gdy mówimy o czwartej rewolucji przemysłowej – pierwszym skojarzeniem jest obowiązkowa transformacja cyfrowa firm, niezależnie od ich wielkości, czy branży, w której działają.

Co do definicji samego pojęcia – to nie znajdziemy jednej konkretnej. Jednak w każdej z nich nacisk kładzie się na proces zmiany mentalnej i technologicznej firmy. Możemy zatem powiedzieć, że transformacja ma na celu integracje technologii cyfrowych we wszystkich obszarach działalności firmy, przy jednoczesnej zmianie kultury organizacyjnej, a co za tym idzie, musi nastąpić odrzucenie przestarzałych modeli biznesowych.

 

Transformacja cyfrowa – krok po kroku

Skuszone chęcią uporządkowania wiedzy o cyfryzacji firmy zgłębiłyśmy temat szerszy, czyli transformację cyfrową. Zauważyłyśmy, że najbardziej czytelnym symbolem transformacji w firmie jest wdrożenie polityki paperless, czyli odejście od stosowania papieru i przejście na elektroniczny obieg dokumentów.

Za digitalizację uznajemy przeniesienie z postaci analogowej do cyfrowej, czyli zdigitalizowanej, wszelkich dokumentów, informacji, które do tej pory funkcjonowały w naszej firmie w wersji papierowej w szufladach, czy na biurkach. Z kolei cyfryzacja, to wdrożenie w pełni elektronicznego obiegu dokumentów oraz elektronicznych odpowiedników procesów, jakie zachodziły w firmie.

 

Cyfryzacja Twojej firmy, czyli Twoje kroki do sukcesu

Aby spróbować zapanować nad chaosem w firmie, musiałyśmy zacząć od zdefiniowania problemów i wyzwań. Najpierw musiałyśmy postawić właściwą diagnozę naszego problemu, czyli zdefiniować swoje cele cyfryzacji. Dlatego zabrałyśmy się za opis naszych problemów oraz ich przyczyn.

Następnie, gdy już przyznałyśmy się do błędów i grzechów w zarządzaniu, dokonałyśmy analizy procesów biznesowych, jakie zachodzą w naszej małej firmie. Zauważyłyśmy, że przeprojektowanie musiało iść ze zmianą naszego postrzegania rzeczywistości i interpretacji przepisów prawnych. Okazało się, że elektroniczna faktura musiała być TYLKO elektroniczna. Nie powinnyśmy jej drukować, opisywać ręcznie i wysyłać jako skan do księgowej. Umowy z klientami w fazie negocjacji nie muszą na dysku nazywać się „Umowa wersja 1”, „Umowa wersja 2”, „Umowa wersja X”, tylko mogą być zapisywane w systemie jako kolejne wersje, do których można zawsze wrócić. A co z podpisem? Można elektronicznie, a nie odręcznie. Bez zbędnych skanów i skomplikowanych obliczeń co do ilości znaczków pocztowych na kopercie.

Co nam pomogło w zmianie naszego nastawienia? Przetestowałyśmy system Ready_™. Najpierw wprowadziłyśmy dane oraz zadania dla członków zespołu w firmie, a następnie próbowałyśmy pracować tylko w tym systemie. Wdrożenie  elektronicznego obiegu dokumentów i informacji pozwoliło nam zaoszczędzić cenne minuty dnia pracy, ale również ograniczyło zużycie papieru i drukarki. A mnogość aplikacji używanych w firmie została zastąpiona jednym systemem. Wprowadzanie zadań, delegowanie kolejnych prac na członków zespołu – to najprzyjemniejsze w naszej pracy. Dlaczego? Bo pracujemy w jednym środowisku i nic nam nie ginie.

Finalnie dokonałyśmy tego. Stałyśmy się CYFROWE! Tylko że nasi kooperanci, podwykonawcy, klienci i kontrahenci nie. I tu wszystko rozpadło się jak domek z kart. Dlaczego? Jak powiedział kiedyś Rockefeller: „Za dobrą komunikację oddam ostatniego centa”.

Dlatego też postanowiłyśmy wprowadzić klientów do konkretnych projektów w systemie. Każdy z nich otrzymał dostęp do wskazanych dokumentów, które mógł na bieżąco komentować, akceptować projekty, udostępniać nam np. zdjęcia potrzebne do projektów graficznych. To usprawniło naszą dotychczasową komunikację. W ten sposób klienci stawali się uczestnikiem projektu, a wielu z nich doceniło to od pierwszego dnia.

Cyfryzacja stała się szansą na optymalizację procesów wewnętrznych oraz na usprawnienie komunikacji z kooperantami, klientami i kontrahentami.

 

Pamiętasz pytanie na początku – czy to się uda?

Tak, ale tylko z planem i otwartym umysłem. W przeciwnym razie przepaść między potrzebami cyfrowych klientów Twojej firmy a Twoją własną analogową ofertą będzie się pogłębiać.

Cyfryzacja Twojej firmy to automatyzacja procesów biznesowych, która pozwala na sprostanie oczekiwaniom rynku. Efekty cyfryzacji dostrzeżesz niemal natychmiast:

  • usprawnienie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej,
  • zwiększenie efektywności pracy,
  • poprawa jakości pracy.

A w procesie długofalowym cyfryzacja pozwala na:

  • usprawnienie zachodzących w firmie procesów,
  • lepszą obsługę klienta,
  • szybszy rozwój firmy.

Administrator