Elektroniczny obieg dokumentów wg Wikipiedia
Elektroniczny obieg dokumentów wg Wikipedia
Szukając podstawowej definicji dla system elektronicznego obiegu dokumentów wielu użytkowników sięgnie do zasobów Wikipiedia odnajdując ten artykuł: https://pl.wikipedia.org/wiki/Elektroniczny_obieg_dokumentów
Moim zdaniem zawarta tam definicja: „potoczne określenie systemu informatycznego do zarządzania obiegiem zadań oraz dokumentów działającego w oparciu o mechanizmy typu workflow.” niezbyt dobrze koreluje z dalszym podziałem funkcjonalnym i umieszczonymi linkami do aktów prawnych. Niepotrzebnie zawęża to elektroniczny obieg dokumentów do obszaru administracji państwowej, a jednocześnie pomija kluczowy dla administracji podział na dokumenty i sprawy, a także istotny temat przetwarzania dokumentów papierowych poddanych digitalizacji (tzw. skład chronologiczny).
Sam obieg dokumentów wykorzystywany jest w niezliczonej liczbie firm i organizacji prywatnych do organizacji przepływu rozmaitego rodzaju dokumentów: korespondencji, faktur i kosztów, wniosków urlopowych i wielu innych danych. Firmy również potocznie określają tego rodzaju system jako: „obieg”, „EOD” czy „SOD” (System Obiegu Dokumentów).
Moduły z jakich powinien się składać elektroniczny obieg dokumentów
Wikipiedia wymienia moduły z jakich powinien się składać elektroniczny obieg dokumentów i dzieli je na rozwiązania:
„Moduły funkcjonalne dla Klienta:
– Katalog spraw,
– Elektroniczna Skrzynka Podawcza,
Moduły funkcjonalne dla Pracownika:
– Elektroniczna kancelaria (Outlook zawierający sprawy),
– Moduł użytkownika EOD,
– Repozytorium dokumentów,
– Archiwum dokumentów,
Moduły techniczne dla Administratora:
– Moduł Administracyjny,
– OCR ,
– Workflow”
Dlaczego klasyfikacja jest nieadekwatna dla obiegu dokumentów w firmie?
Klasyfikacja jest prawidłowa pod względem skatalogowanych elementów, ale nie odpowiada potrzebom firm, ponieważ ujmuje np. moduł skrzynki podawczej oraz archiwum, które w firmach rzadziej się stosuje, a brakuje elementów komunikacji, pracy grupowej i poczty email.
Sam podział funkcji na użytkowników nie jest również adekwatny. W praktyce w aplikacji do obsługi elektronicznej kancelarii, czyli miejsca w którym rejestruje się pisma, nie stosuje się obsługi spraw. Zamiast tego klasyczny system elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia obsługę dzienników korespondencji, w których są ewidencjonowane wszelkie dokumenty napływające do organizacji.
Ponadto proces rejestracji danych w kancelarii wykorzystuje wymieniony w funkcjach administracyjnych „moduł OCR”. W systemach obiegu dokumentów w firmie, stosuje się go powszechnie w celu automatyzacji wprowadzania korespondencji (w szczególności faktury mogą być znacząco szybciej wprowadzone dzięki modułowi OCR), a nie tylko do indeksowania treści dokumentów w tle.
Obieg dokumentów vs ECM
„Najbardziej rozbudowanymi systemami pracy grupowej są systemy klasy DMS – Document Management System, potocznie zwane Systemami Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD)” – to zdanie również wymagałoby korekty i uzupełnienia. Przede wszystkim – system klasy DMS jest klasyfikowany jako jeden z systemów klasy ECM, a nie pracy grupowej. DMS zapewnia funkcje z zakresu ewidencji i realizacji procesów obiegu dokumentów, a system pracy grupowej to platforma, która pozwala przede wszystkim na komunikację pracowników w organizacji np. współdzielenie i komentowanie plików, zlecanie zadań, rejestrację czasu pracy czyli generalnie mają wspomagać przepływ informacji. Zeskanowane dokumenty w systemie pracy grupowej stanowić będą tylko jedną z wielu grup informacji i procesów tam obsługiwanych. Digitalizacja w zakresie pracy grupowej daje również dodatkowe korzyści ze stosowania tych rozwiązań, jednakże klasycznie nie obejmuje ona funkcji związanych z przechwytywaniem, zarządzaniem i przechowywaniem dokumentów i danych, które to z kolei są podstawą i składową systemów klasy ECM, o czym niżej.
Zarządzanie dokumentami i pozostałe kategorie systemu klasy ECM
Wśród systemów określanym mianem ECM (Electronic Content Management) rynek dość zgodnie wyróżnia 3 główne obszary potrzeb biznesowych: Przechwytywanie (m.in. skanowanie dokumentów, automatyzacja), Zarządzanie dokumentami (w tym przepływ informacji i procesów czyli workflow) i Przechowywanie (w tym system kontroli wersji i zmian, bezpieczeństwo i archiwizacja dokumentacji).
Każdy z tych procesów biznesowych należałoby nieco rozwinąć dokonując klasyfikacji systemu obiegu dokumentów, jednakże to już wykracza poza niniejsze opracowanie.
Specjalizowane funkcje elektronicznego obiegu dokumentów
Tym bardziej że do głosu coraz częściej dochodzą nowe kategorie i terminy, wśród których wymienia się funkcje związane ze specyficznymi procesami określając je jako Content Services. Przykładem tych potrzeb jest proces dotyczący dokumentów obieg faktur. Dokument w tym procesie musi być nie tylko zeskanowany, ale poźniej opisany kosztowo przez odpowiednie osoby. W kolejnym etapie dokonuje się procesu akceptacji dokumentu pod względem formalnym i merytorycznym. W ramach tego procesu konieczne jest również sprawdzenie podatnika za pomocą tzw. białej listy, a następnie eksport faktury do systemu finansowo-księgowego oraz eksport płatności do systemu bankowego. Tego typu rozwiązanie oznacza wdrożenie integracji z systemem ERP, lub udostępnienie odpowiedniego API, za pomocą którego można połączyć systemy. To jedna z ważniejszych funkcji dobrego systemu.
Elektroniczny obieg dokumentów a przepisy
W artykule Wikipedia przytacza linki do nieaktualnego Rozporządzenia w sprawie warunków doręczania dokumentów elektronicznych, oraz później przyjętą Ustawę o informatyzacji, która między innymi wprowadziła możliwość wysyłania dokumentów do organów administracji publicznej za pomocą systemu ePUAP, zamiast wcześniej funkcjonujących indywidualnych skrzynek podawczych. To spowodowało, że obecnie skrzynki podawcze bardzo rzadko stanowią moduł systemu elektronicznego obiegu dokumentów.
Samo odwołanie, oprócz tego że wymaga aktualizacji, jest dość arbitralnie wybranym, jednym z kilkunastu przepisów, które regulują kwestie obiegu dokumentów. Osobne przepisy mówią o tym jak postępować z dokumentami mającymi swoją oryginalną postać cyfrową, oraz jak tworzyć dokumenty elektroniczne.
Kluczowym przepisem, który powinien zostać przytoczony, jest Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej. Reguluje on dość dokładnie bardzo wiele szczegółowych kwestii związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów, wprowadzając ramy prawne i organizacyjne do całkowitego przejścia na obsługę procesów w systemie, czyli tzw. elektroniczne zarządzanie dokumentacją – w skrócie EZD.
Innym ważnym aktem prawnym, który w ostatnich kilku latach nabrał największego znaczenia dla każdego z nas, jako obywateli, jest Dyrektywa Unii Europejskiej zwana popularnie eIDAS (910/2014/EC). Są to zunifikowane, standardowe reguły mające zastosowanie we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej, które zapewniają spójną strukturę prawną przyjmowania tożsamości i podpisów elektronicznych. Więcej o tym warto przeczytać na stronach np. Adobe https://acrobat.adobe.com/pl/pl/sign/compliance/eidas.html.
Zastosowanie Workflow do automatyzacji procesów biznesowych
Automatyzacja za pomocą workflow obejmuje w zasadzie wszystkie procesy biznesowe. Automatyczny przepływ pracy umożliwia przyspieszenie przepływu dokumentacji, uproszczenie procesu akceptacji, pozwala na łatwiejszą integrację aplikacji i danych. Firmy wykorzystują workflow do realizacji obiegu zarówno danych papierowych, jak również do danych będących źródłowo w postaci elektronicznej. W jednej aplikacji można połączyć bardzo różne procesy i zarządzać całościowo obiegiem informacji w firmie. Przykładem procesów workflow stosowanych w firmie mogą być: obieg dokumentów handlowych, przepływu dokumentacji pracowniczej, zarządzania bazą wiedzy – repozytorium danych o produktach, czy wcześniej wspomnianego procesu przepływu i akceptacji faktury.
Elektroniczny obieg faktur z OCR to obecnie must have dla każdej firmy. Wbrew temu, co się wydaje, zautomatyzowany obieg dokumentów księgowych w firmie, wcale nie oznacza ogromnego nakładu czasu potrzebnego na przygotowanie firmy do wdrożenia. Jednym z większych kosztów wdrożenia może być proces adaptacji pracowników firmy do nowego systemu zarządzania, jednakże dobrze opracowany workflow, umożliwia również dużo łatwiejsze wprowadzenie pracowników w procesy i tym samym daje oszczędności podczas wdrożenia. W zasadzie wszędzie tam, gdzie da się dobrze opisać proces, należy stosować workflow do przepływu danych w systemie.
Bezpieczeństwo informacji i danych w firmie
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD), zwany często z angielska DMS (Document Management System) w firmie ma kluczowe znaczenie jeśli chodzi o bezpieczeństwo dokumentów, danych i wszelkich informacji. Dobry obieg, to taki, który pozwala na to, aby zarządzanie uprawnieniami stanowiło naturalny element procesów i nie wymagało dodatkowych czynności i czasu od pracowników. W tym celu bardzo ważnym elementem w obiegu dokumentów jest struktura informacji i uniwersalny model danych. Powinien on zapewnić takie możliwości, aby dla każdego dodanego przez pracowników do systemu dokumentu zostały ustawione odpowiednie i pożądane dla firmy ustawienia dostępności.
Ważnym elementem procesu staje się również długoterminowe utrzymanie dokumentu na każdym etapie tzw. cykl życia dokumentu. Obejmuje on jego tworzenie, zarządzanie, tworzenie wersji, ale również o czym się zapomina – zniszczenie w zadanym okresie czasu. Dodatkowo oczekuje się, aby systemy obiegu dokumentów pozwalały również na eksport danych do uniwersalnych struktur, pozwalających na przetwarzanie lub oglądanie dokumentów na dowolnym komputerze i systemie operacyjnym, bez specjalizowanego oprogramowania. W tym celu należy do struktur eksportu wprowadzać standardowe języki opisu i prezentacji danych tj. HTML i XML. Pozwalają one odczytać każdy dokument wraz z jego metadanymi w sposób zapewniający pełną interoperacyjność.
Mam nadzieję że niniejszy artykuł w pełniejszy sposób wyczerpuje definicję tytułowego hasła.
