Jaki program do elektronicznego obiegu dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów – jaki wybrać?

W ostatnim czasie wzrosła znacznie liczba zapytań w wyszukiwarkach dotyczących tego jaki wybrać program do elektronicznego obiegu dokumentów. Oczywiście jako producent takiego systemu jesteśmy skazani na tendencyjną ocenę 🤓, jednakże postaramy się poniżej dać kilka wskazówek, które ułatwią wybór.

Trzy najważniejsze pytania w wyborze elektronicznego obiegu dokumentów?

1. Jakie typy dokumentów chcemy przetwarzać elektronicznie?

Przede wszystkim warto przygotować sobie listę kategorii lub też typów dokumentów, które mają podlegać elektronicznemu obiegowi. Oto przykładowa lista TOP10. Zaznaczmy które z nich nas szczególnie interesują.

  • obieg faktury zakupu,
  • obieg wniosku urlopowego,
  • obieg delegacji,
  • obieg pism (korespondencji),
  • obieg dokumentów zakupowych,
  • obieg ofert i dokumentów handlowych,
  • obieg dokumentów zarządzania projektem,
  • obieg zarządzeń i okólników (intranet),
  • obieg zaliczek,
  • obieg wniosków pracowniczych.

2. Automatyczny obieg dokumentów czy ad hoc?

Drugi krok to określenie czy potrzebujemy budować tzw. workflow – czyli zautomatyzowane procesy, czy wystarczy że obiegiem będziemy sterować poprzez wskazywanie osób do których poszczególne dokumenty mają trafić (tryb ad hoc).

  • Workflow
  • Ad hoc

3. Chmura czy własny serwer na elektroniczny obieg dokumentów?

Trzeci krok w zbieraniu najważniejszych danych to decyzja gdzie chcemy przechowywać dokumenty – czy na własnym serwerze czy też w chmurze.

  • Cloud
  • onPremise (własny serwer)

Wskazówki

A oto kilka spostrzeżeń na co musimy zwrócić uwagę przy wyborze programu.

Jeśli wskazalibyśmy mniej niż 3 typy z wyżej wymienionych dokumentów, a dodatkowo w każdym z obszarów zebraliśmy przynajmniej 20 wymagań, to oznacza to, że być może powinniśmy szukać rozwiązań wśród specjalizowanych i niezależnych od siebie systemach. Minusem takiego podejścia będzie konieczność integracji tych systemów, dlatego warto w tym przypadku sporządzić dokładną listę wymagań i kryteriów wyboru i z taką listą skonfrontować kilka ofert.

Jeśli zaznaczyliśmy więcej niż 3 typy, wówczas należy raczej szukać systemów kompleksowych, które w zintegrowany sposób pozwolą zarządzać bazą użytkowników, wspólnymi słownikami oraz łatwiej będą wymieniać dane.

 

Wskazanie w drugim punkcie zautomatyzowanych obiegów worfklow oznacza automatycznie większe przedsięwzięcie, które niesie za sobą konieczność analizy i zmapowania tych procesów, aby następnie odzwierciedlić je w pożądany sposób. Obieg ad hoc pozwoli natomiast na względnie łatwiejszy start, jednakże minusem może być nieco wolniej działający proces elektronicznego obiegu i taki system jest również trudniejszy w utrzymaniu np. przy szkoleniach nowych pracowników. Nie możemy zastosować wówczas przypomnień i wskaźników dla poszczególnych kroków ile czasu powinien dany krok trwać.

 

Wreszcie wybór opcji chmury to większe oszczędności podczas inicjalnego zakupu, oraz większa elastyczność w rozszerzaniu rozwiązania. onPremise – czyli własny serwer, to większy koszt początkowy, związany z często z zakupem licencji oraz uruchomieniem infrastruktury w taki sposób, aby nie narazić programu do elektronicznego obieg dokumentów na ataki z wewnątrz i zewnątrz sieci.

 

Podsumowanie

Jako wieloletni producent systemów do obiegu elektronicznego dokumentów, rekomendujemy aby podczas poszukiwań systemu koniecznie na liście potencjalnych dostawców uwzględnić nasz nowy produkt – system Ready_™. Łączy on w sobie zalety specjalizowanych systemów (ponieważ udostępnia gotowe, bardzo zaawansowane w funkcjach aplikacje), a równocześnie pozwala na utworzenie własnego obiegu, w tym ad hoc, dla każdego z wymienionych typów dokumentów. System Ready_™ jest dostępny w wygodnej opcji cloud, jednakże dla większych instalacji istnieje możliwość instalacji systemu na infrastrukturze klienta.

Zapraszamy na stronę systemu: https://ready-os.com/

 

Jacek Paszek

Architekt systemu, programista i konsultant. W roli wiceprezesa zarządu odpowiada za rozwój firmy, R&D i marketing.