Jaki program do elektronicznego obiegu dokumentów?

W ostatnim czasie wzrosła znacznie liczba zapytań w wyszukiwarkach dotyczących tego jaki wybrać program do elektronicznego obiegu dokumentów. Oczywiście jako producent takiego systemu jesteśmy skazani na tendencyjną ocenę 🤓, jednakże postaramy się poniżej dać kilka wskazówek, które ułatwią wybór.

Ankieta w 3 krokach

1. Jakie typy dokumentów chcemy przetwarzać elektronicznie?

Przede wszystkim warto przygotować sobie listę kategorii lub też typów dokumentów, które mają podlegać elektronicznemu obiegowi. Oto przykładowa lista TOP10. Zaznaczmy które z nich nas szczególnie interesują.

  • obieg faktury zakupu,
  • obieg wniosku urlopowego,
  • obieg delegacji,
  • obieg pism (korespondencji),
  • obieg dokumentów zakupowych,
  • obieg ofert i dokumentów handlowych,
  • obieg dokumentów zarządzania projektem,
  • obieg zarządzeń i okólników (intranet),
  • obieg zaliczek,
  • obieg wniosków pracowniczych.

2. Automatyczny obieg czy ad hoc?

Drugi krok to określenie czy potrzebujemy budować tzw. workflow – czyli zautomatyzowane procesy, czy wystarczy że obiegiem będziemy sterować poprzez wskazywanie osób do których poszczególne dokumenty mają trafić (tryb ad hoc).

  • Workflow
  • Ad hoc

3. Chmura czy własny serwer?

Trzeci krok w zbieraniu najważniejszych danych to decyzja gdzie chcemy przechowywać dokumenty – czy na własnym serwerze czy też w chmurze.

  • Cloud
  • onPremise (własny serwer)

Wskazówki

A oto kilka spostrzeżeń na co musimy zwrócić uwagę przy wyborze programu.

Jeśli wybraliśmy mniej niż 3 typy dokumentów, a dodatkowo w każdym z obszarów zebraliśmy przynajmniej 20 wymagań, to oznacza to że być może powinniśmy szukać rozwiązań w specjalizowanych i niezależnych systemach. Minusem takiego podejścia będzie konieczność integracji tych systemów, dlatego warto w tym przypadku sporządzić dokładną listę wymagań i kryteriów wyboru i z taką listą skonfrontować kilka ofert.

Jeśli zaznaczyliśmy więcej niż 3 typy, wówczas należy raczej szukać systemów kompleksowych, które w zintegrowany sposób pozwolą zarządzać bazą użytkowników, wspólnymi słownikami oraz łatwiej będą wymieniać dane.

 

Wskazanie w drugim punkcie zautomatyzowanych obiegów oznacza automatycznie większe przedsięwzięcie, które niesie za sobą konieczność analizy i zmapowania tych procesów, aby następnie odzwierciedlić je w pożądany sposób. Obieg ad hoc pozwoli natomiast na względnie łatwiejszy start, jednakże minusem może być nieco wolniej działający proces obiegu i trudniejszy w zarządzaniu. Nie możemy np. zastosować wówczas przypomnień i wskaźników dla poszczególnych kroków ile czasu powinien dany krok trwać.

 

Wreszcie wybór opcji chmury to większe oszczędności podczas inicjalnego zakupu, oraz większa elastyczność w rozszerzaniu rozwiązania. onPremise – czyli własny serwer, to większy koszt początkowy, związany z często z zakupem licencji oraz uruchomieniem infrastruktury w taki sposób, aby nie narazić programu do elektronicznego obieg dokumentów na ataki z wewnątrz i zewnątrz sieci.

 

Podsumowanie

Jako wieloletni producent systemów do obiegu elektronicznego, rekomendujemy aby na liście ofert dodać nasz nowy produkt – system Ready_™, który łączy w sobie zalety specjalizowanych systemów, ponieważ  udostępnia gotowe, bardzo zaawansowane w funkcjach aplikacje, a równocześnie pozwala na uruchomienie prostych obiegów, w tym ad hoc, dla każdego z wymienionych typów dokumentów. Jest on dostępny w wygodnej opcji cloud, jednakże dla większych instalacji istnieje możliwość instalacji systemu na infrastrukturze klienta.

Zapraszamy na stronę systemu: https://ready-os.com/

 

Jacek Paszek

Architekt systemu, programista i konsultant. W roli wiceprezesa zarządu odpowiada za rozwój firmy, R&D i marketing.