W świecie pracy zdalnej

W świecie pracy zdalnej

Praca zdalna to trend, który w ostatnim czasie zdecydowanie zyskał na popularności i dziś coraz więcej firm rozwija się w tym kierunku. W dodatku, jak pokazały niedawne wydarzenia związane z wybuchem pandemii koronawirusa SARS-CoV-2, home office dla wielu firm okazał się koniecznością, z którą przyjdzie im się zmierzyć w najbliższych miesiącach.

Niezależnie, czy praca zdalna leży w DNA Twojej organizacji, czy też starasz się dostosować do nowej sytuacji – dobrze jest wiedzieć, jak odpowiednio ją zorganizować.

Narzędzia pracy zdalnej

Bez wdrożenia kilku nowych narzędzi praca zdalna jest niemożliwa. Sam dostęp do maila i telefon nie wystarczą – potrzebny jest pewien cyfrowy ekosystem, który ułatwi pracownikom realizację swoich obowiązków na co najmniej tym samym poziomie, co w biurze.

Oto kilka propozycji narzędzi, które wspierają te cele:

VPN

VPN czyli w skrócie Virtual Private Network to rozwiązanie, które pozwoli w bezpieczny uzyskiwać pracownikom zdalnym dostęp do zasobów zgromadzonych w sieci prywatnej firmy. Dotyczy to zarówno plików jak i programów. Dzięki VPN komputer pracownika po dokonaniu odpowiedniego uwierzytelnienia, staje się widoczny dla innych komputerów firmowych, tak jakby był w sieci firmowej. Całość połączenia i wymiany danych tym kanałem jest szyfrowana, dzięki czemu zapewnione jest bezpieczeństwo dostępu np. do firmowego systemu ERP.

Codzienna komunikacja

W pracy zdalnej kluczowa jest komunikacja między członkami zespołu, którzy muszą wiedzieć co dzieje się w firmie i u innych pracowników. Prosta lista obecności online, w której będziemy widzieć kto jest już „w pracy” z powodzeniem zastępuje widoczność osób w biurze. Dzięki niej wiemy również kto już się pojawił, a kto nie.

Do tych celów świetnie nadadzą się komunikatory takie jak Skype, WhatsApp, Zoom czy Google Hangouts. Rozmowy indywidualne i czaty grupowe, w których możemy używać emotikonów uprzyjemnią komunikację i zapewnią jej naturalny przebieg.

Wideo konferencje i rozmowy

Dobry chat jest niezbędny, ale praca zdalna wymaga także konferencji wideo. Nic nie zastąpi widoku innego człowieka, zrozumienia jego reakcji na słowa czy nastroju. Pomaga to szczególnie w przypadku konieczności szybkiego uzgodnienia złożonych zagadnień – czyli wtedy kiedy czujemy że jest „za dużo pisania” potrzebne aby coś wytłumaczyć.

Narzędzie do komunikacji wideo musi być na tyle proste, by obsłużyło spotkanie z jednym rozmówcą, a jednocześnie na tyle rozwinięte, by umożliwiało zorganizowanie konferencji z kilkunastoma członkami. Tu także dobrze sprawdzi się Skype, ale także Zoom czy GoToMeeting.

Zarządzanie projektami

By praca zdalna była efektywna, potrzebne jest narzędzie do zarządzania projektami, które będzie przestrzenią współdzieloną przez wszystkich członków zespołu. Dzięki temu w transparentny sposób poszczególni pracownicy będą mogli zobaczyć nad czym pracują ich koledzy. Pozwoli im to także zrozumieć, jak ich wkład przekłada się na końcowy sukces projektu.

Do zarządzania pracą zespołu nad konkretnym projektem świetnie nada się Jira czy Confluence, ale także mniej zaawansowane aplikacje takie jak Trello.

Współdzielenie dokumentów i plików

Organizacja pracująca zdalnie skazana jest na korzystanie z usług chmury. Tylko w ten sposób możliwe jest współdzielenie pracy pomiędzy członkami zespołu, wysyłanie plików i działanie na tych samych wersjach dokumentów.

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań chmurowych. Najpopularniejsze z nich to: Google Drive, Onedrive i Sharepoint, który jest powiązany z pakietem Office 365. Poza tym warto zwrócić uwagę na Dropbox.

Druga strona medalu

Wszystkie wspomniane wyżej narzędzia świetnie sprawdzą się do organizacji pracy zdalnej. Szybko jednak może okazać się, że poczujemy się w pułapce korzystania z wielu narzędzi jednocześnie.

Osobna apka do komunikacji, inna do połączeń wideo, jeszcze inna do współdzielenia plików, kolejna do zarządzania projektami – a nie doszliśmy jeszcze do kluczowych systemów dla funkcjonowania firmy, takich jak ERP, CRM, obsługa delegacji i inne moduły biznesowe!

Ponadto, darmowe pakiety udostępniane przez najpopularniejsze aplikacje zwykle nie odpowiadają potrzebom większych organizacji. Może okazać się, że utrzymanie wszystkich tych aplikacji kosztuje miesięcznie małą fortunę.

Jeszcze inny problem to synchronizacja pomiędzy wybranymi rozwiązaniami. Często okazuje się, że poszczególne aplikacje ‘nie dogadują się’ między sobą, a żeby je zintegrować należy… wykupić abonament w jeszcze innej aplikacji.

Ponadto, wiele najpopularniejszych rozwiązań w pudełkach nie posiada możliwości konfiguracji swoich funkcjonalności pod potrzeby konkretnej organizacji. Tymczasem warto, by to technologia dopasowywała się do procesów w firmie, a nie odwrotnie.

Ready – platforma pracy zdalnej

Na szczęście, dzięki rozwiązaniom takim jak Ready_™, możliwe jest lepsze wykorzystanie technologii w służbie produktywności w biznesie.

Ready to biznesowy system operacyjny, który łączy w sobie funkcjonalność powyższych systemów, wspierając pracę zdalną całego zespołu. System Ready to platforma do pracy zdalnej, elektronicznego obiegu dokumentów i procesów, jak również do zarządzania wszelkimi informacjami.

Będąc odzwierciedleniem najnowszych trendów z zakresu Digital Workplace, Ready to nowoczesny i efektywny zestaw narzędzi pozwalający odnaleźć się w realiach pracy zdalnej, nawet najbardziej „opornym” użytkownikom.

Największą zaletą Ready jest kompleksowość – system łączy w sobie wiele znanych rozwiązań i wzbogaca je o dodatkowe funkcjonalności.

  • wspomaga komunikację w zespole i pracę zdalną,
  • ma gotowe rozwiązania do cyfryzacji najpopularniejszych procesów,
  • jest sprawdzonym środowiskiem w chmurze do gromadzenia i przepływu danych i informacji,
  • realizuje wymagania przedstawicieli różnych ról wewnątrz organizacji,
  • porządkuje procesy i pozwala kontrolować wykonywanie zadań w zespole.

A to tylko niewielka część przydatnych funkcji Ready!

Kanban projektów, Intranet, Archiwum umów, Wnioski urlopowe i delegacje, a nawet CRM. Ready to kompleksowe i spójne środowisko pracy online.

Rewolucja w sposobie pracy

Czy tego chcemy czy nie, jesteśmy w trakcie rewolucji dotyczącej sposobu pracy wielu przedsiębiorstw. Dziś pracowników wypełniających obowiązki zdalnie jest więcej, niż kiedykolwiek – a trend ten cały czas zyskuje na popularności.

Wdrożenie odpowiednich narzędzi to jednak nie wszystko – potrzebne jest wypracowanie pewnych zwyczajów, które pozwolą na ich efektywne wykorzystanie np. sposób planowania zadań w Kalendarzu lub na tablicy Kanban. To jednak jest już osobny obszar wiedzy i materiał na kolejny wpis na blogu.

Jacek Paszek

Architekt systemu, programista i konsultant. W roli wiceprezesa zarządu odpowiada za rozwój firmy, R&D i marketing.