Zalety elektronicznych wniosków urlopowych
Zarządzanie wnioskami urlopowymi nie jest łatwym zadaniem. Pracownicy często wypisują je nieprawidłowo lub nawet gubią je przed urlopem. Ponadto, zajmują oni czas zarówno działu HR, stale dopytując o pozostały do wykorzystania urlop, jak i swoich przełożonych, wielokrotnie łapiąc ich, by zaakceptowali wniosek.
W dodatku, jeśli organizacja w celu zarządzania wnioskami urlopowymi ciągle opiera się jedynie na konwencjonalnych środkach, takich jak maile, arkusze excel czy drukowane formularze, to jeszcze bardziej może to komplikować sprawę i utrudniać skuteczną pracę.
Aby sprawnie zarządzać wnioskami urlopowymi, należy ustanowić jasną i zunifikowaną procedurę dla wszystkich pracowników. Wprowadzenie elektronicznych wniosków urlopowych znacznie ułatwia to zadanie. Pozwala to także na bezproblemową obsługę wszystkich etapów procesu zarządzania urlopem – od składania wniosków, poprzez ich zatwierdzanie i odrzucanie, aż po zarzadzanie i analizę.
Funkcje dobrego systemu elektronicznych wniosków urlopowych
Rozsądnie zaprojektowany system zarządzania urlopami jest korzystny zarówno z punktu widzenia pracodawców, jak i pracowników. Kierownictwo uzyskuje dostęp do wydajnego i prostego w obsłudze narzędzia, a zespół może cieszyć się wygodą, elastycznością i transparentnością procesów związanych z urlopami.
Dobry system zarządzania wnioskami urlopowymi powinien posiadać następujące funkcje i cechy:
1. Natychmiastowe uruchomienie procesu
Tuż po złożeniu wniosku w systemie, pracownik powinien otrzymać powiadomienie e-mailowe o statusie sprawy i sprawdzić dostępny urlop, a przełożony powinien uzyskać informację o wnioskowanym urlopie. Dzięki temu, może on błyskawicznie ustosunkować się do niego, a pracownik nie musi nawet odchodzić od biurka.
2. Łatwe dostosowanie procesu akceptacji
W niektórych firmach jednostopniowa akceptacja wniosku jest wystarczająca, podczas gdy inne wymagają nieco bardziej rozbudowanego procesu. Dobry system pozwala dopasować schemat akceptacji indywidualnie dla pracownika lub dla całej komórki organizacyjnej i uwzględniać zaprojektowane i sprawdzone procesy. Diabeł jednak tkwi w szczegółach – nawet z pozoru prosty proces powinien obejmować wszystkie konieczne wyjątki i czasem rzadko wykorzystywane, ale prawnie wymagane opcje.
3. Widoczność kto i do kiedy jest na urlopie
Raport obrazujący sytuację w firmie to świetne narzędzie do zarządzania urlopami. Wgląd w nieobecności podległych pracowników pomaga liderom zespołów w komunikacji i planowaniu pracy. Dodatkowo, ułatwia to zarządzanie zadaniami dzięki wyznaczaniu zastępców systemowych nieobecnych osób, którzy na czas ich urlopu odpowiadają za ich sprawy.
Ponadto, pracownicy doceniają transparentność i dostępność informacji urlopowych, dotyczących urlopu bieżącego, zaległego, wykorzystanego, zawnioskowanego czy pozostałego. Zebranie wszystkich tych informacji w jednym miejscu ułatwia wygodne dysponowanie urlopem, które odbywa się w zgodzie z ustaleniami z przełożonymi.
4. Wygodne sprawdzanie dostępnego urlopu przez pracowników
Sprawny system pozwala także na wygodne prowadzenie kartotek, zawierających pełną informację o dostępnym i wykorzystanym urlopie. Szczególnie przydatne to jest, jeśli z systemu korzystają również pracownicy produkcyjni, którzy za pomocą aplikacji lub eKiosku mogą sprawdzić dostępną liczbę dni urlopowych. Oczywiście system powinien pozwolić od razu z tego miejsca zawnioskować o urlop.
Korzyści z wdrożenia elektronicznego systemu wniosków urlopowych
Wprowadzenie przemyślanego elektronicznego systemu zarządzania wnioskami urlopowymi niesie za sobą szereg namacalnych korzyści:
Po pierwsze, przełożeni mają pełen wgląd w każdy zgłoszony wniosek. Jednocześnie, pracownicy uzyskują więcej swobody w zakresie ubiegania się o urlop i otrzymują decyzję w najszybszym możliwym czasie.
Po drugie, dzięki centralizacji danych dotyczących wniosków, eliminuje się uciążliwe i czasochłonne formalności, usuwa konieczność ręcznych interwencji, a także zapewnia widoczność, poprawia komunikację, minimalizuje szansę na konflikty i usprawnia funkcjonowanie całej organizacji w zgodzie z przepisami.
Co więcej, elektroniczne wnioski to przepis na brak nieporozumień wynikających z braku informacji, bo przecież wszystko dostępne jest w czytelnej i zunifikowanej bazie danych. Korzystnie wpływa to także na efektywność pracy działów HR, które dzięki inteligentnej automatyzacji i digitalizacji mogą działać jeszcze sprawniej.
Prosty sposób na zwiększenie zadowolenia pracowników
Firmy, które zdecydowały się na wprowadzenie elektronicznego systemu zarządzania wnioskami urlopowymi mają możliwość ustalenia własnych zasad w tym zakresie – w zgodzie z wartościami i kulturą firmy. Wdrożenie odpowiedniego systemu pozwala nie tylko na odpowiadanie potrzebom pracowników, ale także zapewnia ukończenie najważniejszych projektów na czas. A co najważniejsze – dobre zorganizowanie wewnętrznej komunikacji, co bezpośrednio przekłada się na organizację pracy i zadowolenie pracowników.
Zobacz, na przykładzie naszego nowego produktu – Biznesowego Systemu Operacyjnego Ready_™, jak może wyglądać dobrze zaprojektowany system elektronicznych wniosków urlopowych:
https://www.ready-os.com/pl/solution/wnioski-urlopowe/
