Zalety wdrożenia elektronicznego obiegu faktur w firmie

Elektroniczny obieg faktur

Elektroniczny obieg faktur jest aktualnie jednym z najczęściej wprowadzanych procesów, pozwalającym usprawniać pracę w przedsiębiorstwach. Dzięki temu rozwiązaniu, firmy nie tylko oszczędzają czas i pieniądze, ale jednocześnie ułatwiają pracownikom wykonywanie codziennych zadań. Zobacz, w jaki sposób!

Jak działa elektroniczny obieg faktur?

Elektroniczny obieg faktur pozwala na szybkie, sprawne i zorganizowane procesowanie dokumentów. Każda faktura, która wpływa do firmy jest zeskanowana i wprowadzana do elektronicznego systemu. Następnie sposób jej obiegu przebiega zgodnie z zapotrzebowaniem i wytycznymi firmy. Dokumenty wprowadzone do systemu może przeglądać każdy pracownik, który jest uczestnikiem procesu. Takie rozwiązanie jest znacznym ułatwieniem zarówno dla pracowników i ich przełożonych, jak i dla działu księgowości.

Korzyści jest znacznie więcej:

Całkowity czas obiegu faktury zmniejsza się nawet kilkukrotnie

W każdej firmie zdarza się, że dokumentów bywa po prostu za dużo. Każdy z nich wymaga weryfikacji, opisywania, czy ostatecznego zatwierdzenia. Ich nadmiar angażuje dużą liczbę osób odpowiadających za poszczególne etapy, co znacznie wydłuża czas trwania całego procesu. Tego typu papierowy obieg często powoduje też, że faktury są trzymane zbyt długo lub nawet… zostają zgubione. Powoduje to problemy z terminowym wypełnieniem deklaracji np. VAT i straty w firmie. Dzięki elektronicznemu obiegowi faktur cała operacja trwa zdecydowanie krócej, angażuje mniej osób oraz porządkuje dokumentację w firmie. Digitalizując procesy, firma oszczędza także miejsce, które do tej pory służyło jako przestrzeń magazynowa na dokumenty. Niewątpliwą korzyścią jest także łatwy i szybki dostęp do bazy faktur i prostota wyszukiwania informacji, które zawierają.

Oszczędność czasu i pieniędzy

Oszczędności osiągane dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu faktur widoczne są już po krótkim czasie od wdrożenia systemu. Przynosi je zwłaszcza zminimalizowanie liczby błędów popełnianych w tradycyjnym obiegu papierowym. Dzięki temu firma nie musi martwić się np. o płacenie karnych odsetek z powodu spóźnionych płatności. Kluczowe jest także skrócenie czasu trwania całego procesu, a co za tym idzie zmniejszenie kosztów obsługi faktur. Co więcej – uporządkowanie faktur w systemie znacznie oszczędza czas przeznaczony na wyszukiwanie odpowiedniego dokumentu, dzięki czemu pracownicy mogą skupiać się na bardziej pilnych zadaniach.

Zwiększenie wydajności pracy

Nowoczesne oprogramowanie jest potrzebne wszędzie tam, gdzie występują rożnego rodzaju dokumenty w formie papierowej. Skorzystać z elektronicznego obiegu faktur może każde przedsiębiorstwo – niezależnie od branży, w jakiej prowadzi swoją działalność. Na całym świecie rozwiązania tego typu przynoszą korzyści zarówno w firmach małych, jak i średnich i dużych. W każdej z nich efekt jest ten sam: natychmiastowe poprawienie wydajności.

Ułatwienia dla pracowników – szczególnie nowych – w zachowaniu ustalonych procedur działania

Korzystanie z elektronicznego obiegu faktur ułatwia funkcjonowanie w firmie pracownikom na każdym szczeblu organizacyjnej drabiny. Sam system jest niezwykle intuicyjny i prosty w obsłudze dla każdej ze stron, która go obsługuje. Szkolenie przygotowujące do jego obsługi trwa zazwyczaj bardzo krótko i nawet początkujący użytkownik jest w stanie szybko i sprawnie korzystać z tego typu systemu.

Pewność i bezpieczeństwo

W świetle zmian w przepisach prawnych, zwłaszcza Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), firmy muszą szczególnie zwracać uwagę na bezpieczeństwo i sposób przechowywania swoich danych. Elektroniczne systemy obiegu dokumentów pozwalają na zdecydowanie lepszą ochronę danych: brak dostępu dla osób trzecich, czy możliwość monitorowania zachowań związanych z nietypowym schematem korzystania. Ponieważ same dokumenty są w formie elektronicznej, przedsiębiorstwo jest także zabezpieczone przed ich fizyczną utratą w przypadku np. pożaru swojej siedziby.

Podsumowanie

W obecnych czasach wdrożenie elektronicznego obiegu faktur w firmie, to już właściwie obowiązek. Najczęściej decydują się na nie przedsiębiorstwa z każdej branży, które zmagają się z długim czasem obsługi dokumentów, długotrwałym wyszukiwaniem potrzebnej faktury, czy błędami w sposobie opisywania dokumentów. Głównymi zaletami tego typu systemów jest dopasowanie do potrzeb danej firmy, prostota jego użytkowania oraz zwiększenie bezpieczeństwa. Dzięki digitalizacji, firmy oszczędzają miejsce i czas oraz ułatwiają życie swoim pracownikom. Elektroniczny obieg faktur, to jednak przede wszystkim oszczędność pieniędzy, które przedsiębiorstwo może wydać na inne kluczowe obszary funkcjonowania.

Zobacz, jak na przykładzie naszego nowego systemu Ready_™ może wyglądać elektroniczny obieg faktur w Twojej firmie:

https://www.ready-os.com/pl/solution/obieg-faktur-zakupu/

A tutaj realizacja w systemie eDokumenty!

https://edokumenty.eu/rozwiazania/obieg-faktury-zakupu/

Jacek Paszek

Architekt systemu, programista i konsultant. W roli wiceprezesa zarządu odpowiada za rozwój firmy, R&D i marketing.