Do czego używam systemu eDokumenty?
Często podczas prezentacji systemu pada pytanie czy sam korzystam z systemu eDokumenty i do czego go wykorzystuję. Dla mnie nie ma łatwiejszej i bardziej oczywistej odpowiedzi niż: DO WSZYSTKIEGO 🙂
Typowy dzień pracy zaczynam od otwarcia laptopa, uruchomienia przeglądarki i zalogowania się do swojego systemu. Pierwsze uruchamiam moduł Poczty email, w którym tak samo wygodnie jak inni to robią za pomocą Outlook czy Apple Mail sprawdzam pocztę. Maile które sam chcę załatwić przeciągam na swój Plan dnia (wybrany dzień z Kalendarza), a te na które powinien odpowiedzieć ktoś inny zlecam funkcją „Przekaż do załatwienia”, która spowoduje utworzenie wskazanej osobie zadania z linkiem do tego maila.
Następnie sprawdzam kalendarz w którym widzę jakie mam zaplanowane na dzień spotkania i zadania, ewentualnie zerkam na oznaczony innym kolorem kalendarz osób z którymi planuję w danym dniu coś załatwić. Dużą zaletą jest to że po otwarciu każdego zdarzenia mogę od razu przejść do kartoteki klienta którego dotyczą i sprawdzić wszystkie ważne informacje, które już tam wcześniej zostały dodane (dokumenty, faktury, maile, sprawy, zadania, rozmowy itd).
Kolejną czynnością jest sprawdzenie strumienia powiadomień, w którym pojawiają się powiadomienia o wszystkich kwestiach które mnie dotyczą. Mogą to być m.in. informacje o mailach od klientów dodanych przez kolegów do spraw za które jestem odpowiedzialny, dokumenty w których uczestniczę w dyskusji, zlecone zadania które zostały wykonane. Strumień informacji zastępuje setki maili które „normalnie” bym otrzymywał od swoich współpracowników DW (do wiadomości) lub FW (przesłane dalej).
W dalszej części w zależności od tego jaka praca mnie czeka (kreatywna, handlowa czy managerska) wykorzystam kolejne funkcje np.:
Praca kreatywna: pisanie dokumentów w Wordzie – najczęściej otwieram sprawę w której znajduje się już plik, nad którym muszę popracować. Za pomocą funkcji „Otwórz do edycji” plik otwiera się bezpośrednio w Wordzie na moim komputerze, po czym kiedy go już zamykam plik zostaje zapisany automatycznie w tym samym miejscu na serwerze (mogę zatwierdzić jego kolejną wersję). Jeśli mam utworzyć całkiem nowy dokument, wówczas używam szablonu, ewentualnie szukam podobnego i tworzę go jako Nowy z istniejącego, ewentualnie tworzę nowy czysty plik metodą „Nowy plik typu …”.
Praca handlowa: uruchamiam moduł CRM w którym przeglądam moje leady, widoczne w postaci przyjaznego w obsłudze widoku kanban. Sprawy handlowe reprezentowane przez bloczki z widocznymi informacjami o ich wartości, kliencie i najbliższej aktywności mogę przesuwać między fazami sprzedaży lub między miesiącami planowanego zamknięcia tematu. W otwartych sprawach leadów mogę szybko przygotować oferty zawierające oferowane produkty, a następnie wygenerować dokumenty ofert, zamówień, umów i wszelkich dokumentów dla których przewidziane są wzorcowe szablony. To niesłychanie przyspiesza przygotowanie profesjonalnie wyglądających i pozbawionych prostych pomyłek dokumentów handlowych.
Praca managerska: przeglądam moduł Spraw w którym zgromadzone są wszystkie ważne tematy, które wymagają zajęcia się nimi i nie są rzeczami które by można „od ręki” załatwić. W moim przypadku mogą to być m.in: Projekty, Tickety z działu Oprogramowania i Helpdesku, jak również sprawy rozwojowe np. tworzenie nowej strony, lub opracowanie nowej aplikacji. Dla każdego procesu przygotowany jest dedykowany moduł na którym pracują osoby specjalizujące się w obsłudze spraw danego typu.
Jako manager sprawdzam również moduł Zestawienie na którym znajduje się lista zadań workflow – czyli przydzielonych zadań związanych z dokumentami które są objęte powtarzalnym przebiegiem pracy. W ten sposób akceptuję faktury, wnioski urlopowe, oraz oferty większe od ustalonej wartości.
W międzyczasie odpowiem lub sam nawiążę konwersację ze współpracownikami przez wewnętrzny chat. To również bardzo ważne, że dzięki temu nie musimy wszyscy co chwila sobie wzajemnie przerywać zajęć, a jednocześnie możemy nadal sobie pomagać i się konsultować.
Najlepsze jest to że w zasadzie to wszystko działa tak samo jeśli jestem poza firmą i mam otwarty system! No chyba że jestem w drodze, to wówczas funkcję systemu przejmuje aplikacja mobilna. Ale to już temat na osobny post.
