Jak działa system

Zobacz, jak wygląda i działa intuicyjny system elektronicznego obiegu dokumentów.

Od rejestracji, poprzez dekretację, odbiór przez pracowników, aż po tworzenie odpowiedzi i wydruk książki pocztowej: wszystkie funkcje są proste, przejrzyste i dopasowane do wymagań użytkownika.

Rejestracja i przekazanie korespondencji

Pisma i inne dokumenty są rejestrowane i skanowane bezpośrednio do systemu, a następnie metryka automatycznie uzupełniana przez OCR. Dokumenty są przekazywane zgodnie z ustalonym schematem. Nie zdążysz wypić kawy, a Twoja praca będzie załatwiona.
Rejestracja i przekazanie korespondencji

Dekretacja dokumentów

Dekretacja to inaczej rozdysponowanie dokumentów do właściwych osób lub działów. Od razu po zalogowaniu do systemu, bez zbędnych kliknięć zobaczysz listę dokumentów, które oczekują na Twoje decyzje. Szybko przekażesz je do właściwych osób, zachowując nad nimi kontrolę. Koniec ze stertą papierów na Twoim biurku!
Dekretacja dokumentów

Odbiór na stanowiskach

Podobnie jak w skrzynce odbiorczej, w systemie eDokumenty dokumenty podzielone są na ROBOCZE, DO ZAŁATWIENIA, ZLECONE i ZAŁATWIONE. Dzięki temu łatwo utrzymasz porządek na Twoim wirtualnym biurku.
Odbiór na stanowiskach

Łatwy przegląd i powiązane informacje

Po otwarciu dokumentu zobaczysz jego podgląd wraz z załącznikami. Na jednym ekranie odczytasz kluczowe informacje związane z dokumentem oraz sięgniesz po skojarzone z nim inne dane np. klienta.
Łatwy przegląd i powiązane informacje

Sprawa i przygotowanie odpowiedzi

Po zapoznaniu się z treścią dokumentu możesz dodać go do sprawy (innymi słowy włożyć do wirtualnej koszulki). W ten sposób tworząc odpowiedź na pismo zachowasz ciągłość korespondencji. Plik wygenerujesz z szablonu, a edycji dokonasz wprost z serwera, bez konieczności zapisywania pliku na dysku.
Sprawa i przygotowanie odpowiedzi

Akceptacja

Przed wysłaniem pisma na zewnątrz firmy konieczne jest przejście przez proces jego uzgodnienia i akceptacji. Niezależnie od tego ilu jest akceptantów, wykonanie tej czynności elektronicznie to oszczędność czasu i papieru.
Akceptacja

Wysyłka dokumentu: wydruk książki pocztowej i kopert

Za pomocą kilku kliknięć pracownik sekretariatu zarejestruje zlecone dokumenty w dzienniku korespondencji wychodzącej oraz przygotuje wydruk pocztowej książki nadawczej i kopert.
Wysyłka dokumentu: wydruk książki pocztowej i kopert