Jak działa system
Zobacz, jak wygląda i działa intuicyjny system elektronicznego obiegu dokumentów.
Schemat obiegu dokumentów w firmie
Obieg dokumentów w firmie zaczyna się od rejestracji w kancelarii lub sekretariacie. Kolejne kroki to dekretacja zarządu i odbiór przez pracownika, który może zarejestrować sprawę, a następnie utworzyć odpowiedź i przekazać dokument do akceptacji i wysyłki.
Rejestracja i przekazanie korespondencji
Pisma i inne dokumenty są rejestrowane i skanowane bezpośrednio do systemu elektronicznego obiegu dokumentów, a następnie metryka automatycznie uzupełniana przez OCR. Dokumenty są przekazywane zgodnie z ustalonym schematem. Nie zdążysz wypić kawy, a Twoja praca będzie załatwiona.
Dekretacja dokumentów
Dekretacja to inaczej rozdysponowanie dokumentów do właściwych osób lub działów. Od razu po zalogowaniu do systemu, bez zbędnych kliknięć zobaczysz listę dokumentów, które oczekują na Twoje decyzje. Szybko przekażesz je do właściwych osób, zachowując nad nimi kontrolę. Koniec ze stertą papierów na Twoim biurku!
Odbiór na stanowiskach
Podobnie jak w skrzynce odbiorczej, w systemie eDokumenty dokumenty podzielone są na ROBOCZE, DO ZAŁATWIENIA, ZLECONE i ZAŁATWIONE. Dzięki temu łatwo utrzymasz porządek na Twoim wirtualnym biurku.
Łatwy przegląd i powiązane informacje
Po otwarciu dokumentu zobaczysz jego podgląd wraz z załącznikami. Na jednym ekranie odczytasz kluczowe informacje związane z dokumentem oraz sięgniesz po skojarzone z nim inne dane np. klienta.
Sprawa i przygotowanie odpowiedzi
Po zapoznaniu się z treścią dokumentu możesz dodać go do sprawy (innymi słowy włożyć do wirtualnej koszulki). W ten sposób tworząc odpowiedź na pismo zachowasz ciągłość korespondencji. Plik wygenerujesz z szablonu, a edycji dokonasz wprost z serwera, bez konieczności zapisywania pliku na dysku.
Akceptacja
Przed wysłaniem pisma na zewnątrz firmy konieczne jest przejście przez proces jego uzgodnienia i akceptacji. Niezależnie od tego ilu jest akceptantów, wykonanie tej czynności elektronicznie to oszczędność czasu i papieru.
Wysyłka dokumentu: wydruk książki pocztowej i kopert
Za pomocą kilku kliknięć pracownik sekretariatu zarejestruje zlecone dokumenty w dzienniku korespondencji wychodzącej oraz przygotuje wydruk pocztowej książki nadawczej i kopert.
